Een medewerker sluit haar dienst af en moet nog rapporteren voordat ze naar huis kan. De roosterplanner schuift voor de zoveelste keer deze week met diensten, omdat iemand ziek is en een ander kan ruilen maar alleen op dinsdag. Op kantoor wordt een verantwoordingsrapportage in elkaar gezet uit drie verschillende exports. Niemand in dit verhaal is met zorg bezig. Iedereen is met administratie bezig.
Wat mag AI wel en niet doen in de zorg?
Laten we daar beginnen, want hier ligt een harde grens. Wij bouwen niets dat diagnoses stelt, zorg indiceert, behandeladvies geeft of op een andere manier meebeslist over een cliënt. Dat is het vak van zorgprofessionals en dat blijft het.
Waar we wel naar kijken, is het ondersteunende werk eromheen. Roosters, overzichten, managementrapportages, inkomende post en de kantoorprocessen die elke week terugkomen. Ook daar geldt: de automatisering zet klaar, een mens kijkt na en beslist.
Welke administratieve taken kun je automatiseren?
Roosters zijn vaak de eerste. Beschikbaarheid, contracturen, ruilverzoeken en de bezetting die nodig is staan op één plek, en er kan een conceptrooster klaarstaan. De planner stelt het vast. Bij ziekte of een piek kun je vooraf doorrekenen wat er gebeurt, zodat er een plan B ligt in plaats van een avond bellen. wat als? → plan B.
Rapportages zijn de tweede. Cijfers over bezetting, uren en productie die nu uit verschillende exports worden geplakt, kunnen in één overzicht komen dat zichzelf bijwerkt. export.xlsx → live dashboard. Dat scheelt een middag puzzelen voor elke verantwoording.
Dan het kantoorwerk zelf. Inkomende mail en post gesorteerd, facturen van leveranciers klaargezet voor de boekhouding, contracten en personeelsdocumenten in de juiste map met de juiste naam. Werk waar meestal geen cliëntgegevens in zitten, en daarom een logische plek om te beginnen. Meer voorbeelden staan bij processen automatiseren.
Hoe zit het met privacy en bijzondere persoonsgegevens?
In de zorg is dit geen bijzaak. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG, en daar gelden strengere regels voor dan voor een adres of een factuur. Elk idee moet daar eerst langs.
Onze werkwijze is daarom voorzichtig. Welke data waar staat en wie erbij kan, brengen we in kaart voordat we iets voorstellen. We beginnen bij processen zonder cliëntgegevens. Gegevens die je voor een taak niet nodig hebt, horen er ook niet in. En waar het wel om cliëntinformatie gaat, wijst de scan uit wat verantwoord kan. Soms is de uitkomst dat iets beter met de hand blijft. Dat zeggen we dan ook.
Het verschil met een medewerker die zelf iets in een chatbot plakt, is groot. Daar weet niemand waar de gegevens blijven. Lees ook wat er bij ons met data gebeurt in de veelgestelde vragen.
Waar begin je als zorg- of welzijnsorganisatie?
Met een eerlijk overzicht van waar de administratieve tijd heen gaat. In de Bro-scan, onze AI-scan, lopen we samen met jou en je team de processen door: wat kost uren, wat is verantwoord te automatiseren en wat niet. Je krijgt een kansenkaart en een concreet plan met prioriteiten en budget. Lees meer over de AI-scan.
Welk deel van de administratie houdt jouw mensen weg bij de cliënt? Vertel het ons kort, dan zoeken we uit wat er verantwoord kan. Plan een Bro-scan.