Welke processen kun je automatiseren?
Bijna elk MKB-bedrijf heeft werk dat elke week terugkomt en dat niemand leuk vindt. Overtypen, sorteren, zoeken, kopiëren van het ene systeem naar het andere. Dat is precies het werk dat een machine goed kan. Dit zijn de plekken waar we vaak beginnen:
- Offertes en calculaties: van aanvraag naar conceptofferte, klaar om te checken. aanvraag.pdf → offerte_v1.docx
- Inbox en klantvragen: mail gesorteerd, standaardvragen alvast beantwoord. 312 ongelezen → 14 die jou nodig hebben
- Facturen en administratie: bonnen en facturen uitgelezen en klaargezet voor de boekhouding. foto_bon.jpg → boeking
- Planning en inkoop: mensen, materiaal en data op één plek, zonder heen-en-weer bellen. week 41 → rond
- Rapportages en dashboards: cijfers die zichzelf bijwerken in plaats van een Excel op vrijdag. export.xlsx → live dashboard
- Dossiers en documenten: alles terug te vinden, in de juiste map, met de juiste naam. scan_0042.pdf → /klant/2026/
Hoe werkt dat in de praktijk?
Het begint met data. Mail, pdf's, formulieren en exports worden automatisch uitgelezen en op de juiste plek gezet. Daarna komt structuur: één logische plek voor je data en één vaste werkwijze voor je processen. Geen losse lijstjes meer. Pas dan laat je het terugkerende werk op de automaat draaien, zonder overtypfouten.
Het eindpunt is altijd hetzelfde. Offertes, rapportages en overzichten staan klaar als jij ze nodig hebt. Jij checkt en beslist. De machine doet het voorwerk, de mens houdt de regie.
Een voorbeeld uit ons eigen bedrijf. Bij B&M Group, in vastgoedbeheer, hebben we één vaste mappenstructuur neergezet voor alle BV's. Post van bank, Belastingdienst, notaris en KvK wordt herkend en komt vanzelf op de juiste plek. Van datadump → /04 Bank & Financiering/. Nooit meer zoeken naar dat ene document.
Bij Sollo EPC wordt leveranciersmail automatisch gesorteerd en rollen offertes er in eigen huisstijl uit. Alles wat we bouwen, testen we eerst in onze eigen bedrijven.
Kun je ook je werkwijze zelf laten toetsen?
Ja. Soms is het probleem niet dat iets met de hand gaat, maar dat er te veel stappen in zitten. We leggen je werkwijze naast de praktijk en halen de dubbele stappen eruit: van 12 stappen naar 5. Pas daarna automatiseren we, anders automatiseer je de omweg mee.
We toetsen ook contracten, voorwaarden en offertes eerst intern. Minder risico, en de advocaat alleen nog voor wat echt telt. En we kunnen je organisatie stresstesten: wat gebeurt er bij ziekte, een piek of een grote order? We simuleren het voordat het gebeurt.
Wat levert procesautomatisering op?
Meer werk verzet met hetzelfde team. Minder uren kwijt aan repetitief werk, zodat je kunt groeien zonder direct extra handen. En tijd voor wat telt: klanten, je team en groei. Het werk dat geen machine van je overneemt.
Hoeveel het bij jou oplevert, verschilt per bedrijf. Daarom beginnen we met een AI-scan. We lopen je processen en systemen door en maken een kansenkaart: wat te automatiseren en wat het oplevert. Je krijgt een concreet plan met prioriteiten en budget.
Moet je daarvoor technisch zijn?
Nee. Je hoeft geen AI-expert te worden. Je moet alleen weten waar het je tijd en geld bespaart. De techniek is ons werk: we bouwen de automatiseringen, koppelen ze aan je bestaande systemen en trainen je team. Moeten je systemen met elkaar praten, lees dan verder over AI-assistenten en koppelingen. Andere vragen staan bij de veelgestelde vragen.
Welk proces kost bij jou de meeste uren? Vertel het ons kort, dan zoeken we uit wat er kan. Plan een Bro-scan.