Maandagochtend. In de webshop staan de bestellingen van het weekend. Een vaste zakelijke klant heeft zijn inkooporder als pdf gemaild, een ander belt hem door. Het magazijn meldt dat een artikel op is dat de webshop nog als leverbaar toont. En in de mailbox staan vragen van klanten die willen weten waar hun pakket blijft. Iemand gaat de komende uren vooral kopiëren, plakken en nazoeken.
Hoe automatiseer je orderverwerking zonder nieuw systeem?
Door te koppelen wat er al is. De meeste groothandels en webshops hebben hun software prima op orde. Het probleem zit tussen de systemen: de order die uit de mail in het ordersysteem moet, de voorraad die van het magazijn naar de webshop moet, de factuur die naar de boekhouding moet. Op die overgangen typt iemand over, en daar ontstaan de fouten.
We laten die overgangen automatisch lopen. Een order komt één keer binnen en gaat daarna zelf zijn route. Wat afwijkt, valt op en komt bij jou terecht. De rest loopt door, ook 's avonds en in het weekend.
Welke taken automatiseer je in groothandel en e-commerce?
Vaak beginnen we bij de orderinvoer. Inkooporders die als pdf of in de mailtekst binnenkomen, worden uitgelezen en als concept in je systeem gezet. Niemand hoeft artikelnummers nog over te typen.
Productdata is een tweede klassieker. Leveranciers sturen prijslijsten en specificaties allemaal in hun eigen formaat. Die bestanden worden ingelezen, opgeschoond en omgezet naar jouw structuur. Van een rommelige export naar een schone productlijst, klaar voor de webshop. Productteksten kunnen als concept klaarstaan, zodat jij alleen nog hoeft te redigeren.
Dan de klantvragen. Een groot deel van de mail gaat over bestelstatus, levertijd of retouren. Die worden gesorteerd en krijgen alvast een antwoord op basis van de echte orderstatus. Hoe zo'n assistent werkt, lees je bij AI-assistenten en koppelingen.
En tot slot de cijfers. Omzet, marge per productgroep en voorraadrotatie in één overzicht dat zichzelf bijwerkt. export.xlsx → live dashboard. Meer voorbeelden staan bij processen automatiseren.
Kun je webshop, voorraad en boekhouding aan elkaar koppelen?
Ja, en dat is waar de meeste winst zit. Webshop, voorraad en boekhouding die met elkaar praten, zodat de voorraad op de site klopt en een verkoop vanzelf als boeking klaarstaat. Welke koppelingen bij jou kunnen, hangt af van de software die je gebruikt. Dat zoeken we uit voordat we iets beloven.
Veel webshops betalen nu voor koppelsoftware die per stap, per taak of per gebruiker rekent. Die rekening groeit mee met je omzet. De koppelingen die wij bouwen zijn van jou, zonder kosten per stap. Wat dat bij jou scheelt, lees je bij website, hosting en koppelingen.
Wat gebeurt er met klantgegevens en bestellingen?
Een webshop verwerkt namen, adressen en bestelgeschiedenis van klanten. Die gegevens horen alleen te staan waar ze nodig zijn. Welke data waar staat en wie erbij kan, nemen we mee in de scan en leggen we vast in het plan. Een koppeling verplaatst gegevens tussen jouw eigen systemen. Er komt geen nieuwe partij bij die er zomaar bij kan.
Waar begin je?
Bij de stap waar nu het meeste overgetypt wordt. In de Bro-scan, onze AI-scan, lopen we je orderstroom door, van bestelling tot factuur. Je krijgt een kansenkaart en een concreet plan met prioriteiten en budget. Daarna bouwen we het samen, of je pakt het zelf op.
Waar loopt jouw orderstroom vast? Vertel het ons kort. Plan een Bro-scan.