Vrijdagmiddag. De chauffeurs zijn binnen, de week is gereden, maar factureren kan nog niet. Een deel van de afleverbewijzen zit als foto in de app, een deel ligt nog in de cabine, en van twee ritten is de getekende CMR onvindbaar. Op kantoor wordt elke vrachtbrief met de hand nagelopen en overgetypt. Tussendoor belt een klant die wil weten of zijn zending vanochtend is afgeleverd.
Hoe verwerk je CMR's en afleverbewijzen automatisch?
Door ze uit te lezen zodra ze binnenkomen. Een chauffeur maakt een foto van de getekende CMR of het afleverbewijs, en de gegevens worden uitgelezen en aan de juiste rit en order gekoppeld. Datum, ontvanger, aantallen en handtekening staan meteen bij de opdracht. Wat ontbreekt, zie je direct, en niet pas als je wilt factureren.
Opmerkingen bij aflevering, zoals schade of een afwijkend aantal, worden apart gemarkeerd. Die wil je niet ontdekken als de klant de factuur betwist. De automatisering legt ze voor aan een mens, die beslist wat ermee gebeurt.
Welke taken automatiseer je in transport en logistiek?
Naast de vrachtdocumenten zit veel handwerk aan de voorkant. Transportopdrachten komen binnen per mail, als pdf of in een export van de klant. Die worden uitgelezen en staan compleet in de planning: laad- en losadres, tijdvenster, goederen. Je planner hoeft niet meer te zoeken of over te typen.
Dan de klantupdates. Zodra de status van een zending bekend is, kan een bericht bij vertrek, aflevering of vertraging vanzelf naar de klant. Minder telefoontjes met dezelfde vraag, en vragen die toch binnenkomen worden gesorteerd en krijgen alvast een conceptantwoord.
Factureren is de laatste stap van de keten. Als rit, opdracht en afleverbewijs aan elkaar gekoppeld zijn, kan de factuur klaarstaan zodra de rit rond is. En de cijfers per klant, per rit of per week staan in een overzicht dat zichzelf bijwerkt, in plaats van in een Excel die op vrijdag wordt gevuld. Meer voorbeelden staan bij processen automatiseren.
Kan de planning slimmer zonder dat de planner verdwijnt?
Ja, en dat is ook de bedoeling. Een goede planner kent zijn chauffeurs, zijn klanten en de wegen. Dat vervang je niet. Wat je wel kunt doen: zorgen dat alle informatie op één plek staat, zodat hij niet half zijn dag kwijt is aan zoeken en bellen. Mensen, materiaal en data op één plek. week 41 → rond.
Je kunt ook vooraf doorrekenen wat er gebeurt bij een piek, ziekte of een grote extra opdracht. We simuleren het voordat het gebeurt, zodat er een plan B ligt. Moeten je planning, je boekhouding en de systemen van je klanten met elkaar praten, lees dan verder bij AI-assistenten en koppelingen.
Hoe zit het met gegevens van klanten en chauffeurs?
Transport draait op gegevens: adressen van klanten, namen van ontvangers, en soms ook informatie over chauffeurs en ritten. Die horen alleen te staan waar ze nodig zijn, en alleen zichtbaar te zijn voor wie ermee werkt. Welke data waar staat en wie erbij kan, nemen we mee in de scan en leggen we vast in het plan. Meer hierover staat bij de veelgestelde vragen.
Waar begin je?
Bij de plek waar nu het meeste papier blijft liggen. In de Bro-scan, onze AI-scan, lopen we de keten door van opdracht tot factuur. Je krijgt een kansenkaart en een concreet plan met prioriteiten en budget. Daarna bouwen we het samen, of je pakt het zelf op.
Wacht jouw facturatie ook op papier uit de cabine? Vertel het ons kort. Plan een Bro-scan.