Er komt een aanvraag binnen. Soms een mail van drie zinnen, soms een pdf met een bestek, soms een foto van een schets op de achterkant van een envelop. Jij weet ongeveer wat het gaat kosten, maar voordat dat netjes op papier staat, ben je een uur verder. Artikelen opzoeken, prijzen overnemen uit de vorige offerte, tekstblokken kopiëren, de naam van de klant goed zetten. En terwijl je daarmee bezig bent, komt de volgende aanvraag binnen.
Kun je offertes automatisch maken zonder de controle te verliezen?
Ja, zolang de automatisering voorbereidt en jij beslist. Die grens trekken we altijd. Een aanvraag wordt uitgelezen en omgezet in een concept-offerte in jouw opmaak, met jouw artikelen en jouw vaste teksten. Dan kijk jij ernaar. Klopt het aantal, past de uitvoering, wil je deze klant een scherpere prijs geven? Jij past aan en jij verstuurt. Er gaat nooit automatisch een offerte de deur uit.
Dat is geen voorzichtigheid om de voorzichtigheid. Een machine kan het typwerk doen, maar of je die klus wilt, tegen welke prijs en wanneer je hem kunt plannen, is jouw vak.
Hoe genereer je een offerte uit een pdf?
Voor een computer is een pdf geen tabel, maar een vel met tekst en plaatjes. AI kan die tekst lezen en begrijpen wat er gevraagd wordt: welke onderdelen, welke aantallen, welk adres, welke wensen. Die gegevens worden naast je eigen prijslijst of calculatie gelegd. Wat herkend wordt, komt in het concept. Wat niet herkend wordt, krijgt een markering. Zo weet je waar je moet kijken en hoef je niet alles opnieuw na te lopen.
Hoe goed dat gaat, hangt af van hoe jouw aanvragen eruitzien. Een net bestek is makkelijker dan een mail die begint met "kunnen jullie ook even kijken naar". Allebei kan, maar het tweede vraagt meer van jouw controle. Dat zeggen we liever vooraf dan achteraf.
Wat levert offertes automatiseren op?
De winst zit op drie plekken. Je reageert sneller op een aanvraag, terwijl de klant nog warm is. Je offertes zien er elke keer hetzelfde uit, in je eigen huisstijl, zonder vergeten tekstblok of verkeerd gespelde klantnaam. En de tijd die je kwijt was aan overtypen, gaat naar de klanten en klussen die het verschil maken.
We doen dit zelf ook. Bij Sollo EPC, ons eigen bedrijf in duurzaamheid, rollen offertes in eigen huisstijl uit het systeem. Ander werk dat op de automaat kan, vind je bij processen automatiseren. Werk je in de installatiebranche, kijk dan ook bij AI voor installatiebedrijven.
Hoeveel tijd het jou scheelt, rekenen we liever uit dan dat we het beloven.
Wat gebeurt er met de gegevens in je aanvragen?
Een aanvraag bevat namen, adressen en soms tekeningen of foto's van iemands pand. Zulke stukken plak je niet zomaar in een gratis chatbot. Wij koppelen aan je eigen systemen en leggen in het plan vast welke gegevens waar staan en wie erbij kan. Meer over AI en privacy lees je bij de veelgestelde vragen.
Waar begin je met offertes automatiseren?
Niet met een nieuw offertepakket. In de Bro-scan, onze AI-scan, leggen we je aanvragen, je calculatie en je offertesjabloon naast elkaar en kijken we waar de uren in gaan zitten. Je krijgt een kansenkaart en een concreet plan met prioriteiten en budget. Wil je eerst zelf turven waar je tijd blijft, lees dan waar lekt tijd weg.
Liggen er nu aanvragen te wachten die eigenlijk gisteren een offerte hadden moeten zijn? Vertel ons kort hoe jouw offertes tot stand komen. Plan een Bro-scan.