Vrijdagmiddag. In de mailbox staan inkoopfacturen tussen de offerteaanvragen en de nieuwsbrieven. In het dashboardkastje van de bus liggen bonnetjes van de bouwmarkt. Een leverancier heeft de factuur op naam van de verkeerde BV gezet, en niemand weet nog precies voor welk project die twee rollen kabel waren. Je boekhouder vraagt of het kwartaal al compleet is. Dat is het niet.
Hoe lees je facturen automatisch in?
Een factuur heeft altijd dezelfde onderdelen: leverancier, datum, factuurnummer, bedragen, btw en een omschrijving. Alleen staan ze bij elke leverancier op een andere plek. Waar oudere software vaak een sjabloon per leverancier nodig had, leest AI de factuur zoals een mens dat doet. Ook een scheve foto van een bonnetje of een pdf met drie pagina's bijlagen.
Het inlezen is het makkelijke deel. Daarna begint het werk dat nu bij jou of je administratie ligt.
Hoe verwerk je inkoopfacturen automatisch bij de juiste BV en het juiste project?
Werk je met meer dan één BV, dan weet je hoe vaak een factuur op de verkeerde naam binnenkomt. De automatisering kijkt naar de tenaamstelling en zet de factuur bij de BV waar hij hoort. Staat er een ordernummer, projectcode of afleveradres op, dan wordt hij aan het project gekoppeld. Zo zie je per project wat er aan inkoop is uitgegeven, zonder achteraf te puzzelen.
Klopt de tenaamstelling niet, of is het project niet te herleiden? Dan wordt er niet gegokt. Je krijgt een seintje en beslist zelf.
Zo draaien we het voor onze eigen groep. Facturen voor de verschillende BV's worden uitgelezen en klaargezet in Exact Online, via een koppeling die we zelf hebben gebouwd. Werkt jouw bedrijf met een ander pakket, dan is dat geen probleem op zich. De meeste pakketten hebben een koppeling; welke route bij jou werkt, zoeken we uit in de Bro-scan, onze AI-scan. Hoe we systemen aan elkaar knopen, lees je bij AI-assistenten en koppelingen.
Wat levert automatische factuurverwerking op?
Minder overtypen, en dus minder overtypfouten. Een administratie die bij is, in plaats van een stapel die groeit tot de deadline. Inzicht in wat een project aan inkoop kost terwijl het nog loopt, niet pas bij de nacalculatie. En een boekhouder die zijn tijd kan steken in advies in plaats van in het najagen van bonnetjes.
Kantoren die veel stukken van klanten verwerken, herkennen dit ook. Daarover gaat AI voor accountantskantoor en adviesbureau.
Hoe veilig zijn je financiële gegevens?
Facturen zeggen veel over je bedrijf: met wie je werkt, wat je betaalt en waar je projecten zitten. Die gegevens blijven in je eigen systemen. We koppelen aan je boekhouding in plaats van alles naar een extra platform te kopiëren, en in het plan staat welke gegevens waar staan en wie erbij kan. De automatisering zet klaar, betalen doet altijd een mens. Meer over privacy staat bij de veelgestelde vragen.
Waar begin je?
Bij de stroom die nu het meeste gedoe geeft. Voor de een zijn dat de bonnetjes van de buitendienst, voor de ander de facturen die tussen drie BV's heen en weer gaan. In de Bro-scan brengen we in kaart hoe facturen bij jou binnenkomen, waar ze blijven hangen en welke koppeling met jouw pakket werkt. Je krijgt een kansenkaart en een concreet plan met prioriteiten en budget.
Ligt er bij jou ook een stapel die eigenlijk al geboekt had moeten zijn? Vertel ons kort hoe facturen nu bij jou lopen. Plan een Bro-scan.