Dinsdagavond, kwart over negen. De eigenaar van een installatiebedrijf met achttien man zit aan de keukentafel. Niet voor de lol: er moeten nog drie offertes de deur uit. De gegevens staan in een mail, een pdf en een Excel, en hij typt ze voor de zoveelste keer over. Overdag lukt het niet, want overdag gaat de telefoon. Vraag hem waar zijn tijd heen gaat en hij zegt "overal". Dat klopt, en daarom vindt hij zijn eerste automatisering niet. Je kunt niet automatiseren wat je niet ziet.
Waar lekt de tijd weg in een MKB-bedrijf?
Zelden op de plekken waar je het verwacht. Het grote werk, het vak zelf, loopt meestal prima. De tijd lekt weg in de naden ertussen: de stap van mail naar systeem, van systeem naar Excel, van Excel naar de klant.
Het zijn kleine klusjes die elk maar een paar minuten duren. Een bon overtypen. Een document zoeken dat "ergens in de mail" zit. Een klant terugbellen met een antwoord dat al op de website staat. Niemand plant ze in, niemand houdt ze bij, en daarom bestaan ze officieel niet. Tot je ze bij elkaar optelt.
Je bent niet de enige die hiermee worstelt. Volgens het CBS gebruikte in 2025 29,8 procent van het midden- en kleinbedrijf (10 tot 249 werkzame personen) een of meer vormen van AI. Bij het grootbedrijf was dat 66,2 procent. Die achterstand komt niet doordat MKB-ondernemers niet willen. Ze hebben simpelweg geen tijd om uit te zoeken waar ze moeten beginnen. Een beetje ironisch, als je erover nadenkt.
Hoe meet je hoeveel tijd een taak kost?
Niet met een tijdregistratiesysteem en een projectteam. Met een turflijst. Vraag jezelf en twee of drie collega's om één gewone week bij te houden welk terugkerend werk ze doen, hoe vaak, en hoe lang het ongeveer duurt. Een A4'tje naast het toetsenbord is genoeg.
Let vooral op werk waarbij je informatie van de ene plek naar de andere verplaatst. Dat is het signaal. Na een week heb je geen exacte cijfers, maar wel iets veel waardevollers: een lijst die je niet uit je hoofd had kunnen maken. Vaak staat er een klus op die iedereen vervelend vindt en die toch nooit besproken werd, omdat het "nou eenmaal zo gaat".
Vermenigvuldig daarna per taak: hoe vaak per week keer hoeveel minuten. Tien minuten per offerte klinkt als niks. Bij vijftien offertes per week is het een halve werkdag.
Welk werk kun je automatiseren?
Niet alles wat tijd kost, is geschikt. Op je turflijst zoek je naar werk dat aan vier dingen voldoet:
- Het komt vaak terug, elke week of elke dag.
- Het volgt min of meer dezelfde stappen.
- De informatie komt digitaal binnen, als mail, pdf, formulier of export.
- Er hoeft geen mens een echte afweging te maken, of die afweging kan aan het eind.
Dat laatste punt is belangrijk. Automatisering hoeft niet te beslissen. Een machine kan een aanvraag uitlezen en een conceptofferte klaarzetten, waarna jij hem checkt en verstuurt. De machine doet het voorwerk, jij houdt de regie. Meer voorbeelden van dit soort klussen vind je bij processen automatiseren.
Herkenbare kandidaten zijn bijna altijd dezelfde: offertes, de inbox, facturen en bonnen, planning, rapportages en het archief. Het CBS ziet iets vergelijkbaars bij bedrijven die al AI gebruiken. Van die bedrijven zet 32 procent het in voor administratie of bedrijfsvoering en 17 procent voor boekhouding of financieel beheer.
Hoe kies je je eerste automatisering?
Je eerste automatisering hoeft niet de grootste te zijn. Hij moet vooral slagen. Kies dus iets dat duidelijk tijd kost, waar je team last van heeft en waar weinig systemen bij betrokken zijn. Een succes dat iedereen merkt, maakt de volgende stap een stuk makkelijker. Een mislukt prestigeproject maakt hem juist moeilijker.
Een voorbeeld uit ons eigen bedrijf. Bij B&M Group, in vastgoedbeheer, kwam post van de bank, de Belastingdienst, de notaris en de KvK binnen voor meerdere BV's. Nu staat er één vaste mappenstructuur voor alle BV's, en die post wordt herkend en komt vanzelf op de juiste plek. Geen hogere wiskunde, wel een einde aan het zoeken naar dat ene document.
Bij Sollo EPC draait inmiddels het complete bedrijf op de automaat, van lead tot offerte, project en service. Leveranciersmail wordt automatisch gesorteerd en offertes rollen er in eigen huisstijl uit. Mooi, maar voor jouw eerste stap is dat een eindstation, geen startpunt.
Moet je informatie tussen systemen laten stromen, bijvoorbeeld van je CRM naar je boekhouding? Dan heb je een koppeling nodig: een stukje software dat twee systemen automatisch gegevens laat uitwisselen. Daarover lees je meer bij AI-assistenten en koppelingen.
Wat moet je juist niet als eerste automatiseren?
Een rommelig proces. Als een klus nu twaalf stappen heeft waarvan er zeven overbodig zijn, en je automatiseert hem, dan heb je een snelle omweg. Haal eerst de dubbele stappen eruit, en automatiseer daarna wat overblijft.
Ook werk dat zelden voorkomt of elke keer anders is, kun je beter laten liggen. Een klus die je twee keer per jaar doet, levert weinig op, hoe vervelend hij ook is. En werk waarbij het oordeel van een vakman het verschil maakt, wil je niet uit handen geven. Dat is juist het werk waarvoor je die tijd terug wilt.
Twijfel je over wat er met je data gebeurt als je AI gaat gebruiken, of hoe lang het duurt voor je iets merkt? Die vragen beantwoorden we bij de veelgestelde vragen.
Zelf zoeken of laten zoeken?
De turflijst kun je prima zelf doen, en we raden het ook aan. Je leert er je eigen bedrijf beter door kennen. Lastiger wordt het bij de vraag wat er technisch kan met de software die je al hebt, en wat het oplevert. Daar is de AI-scan voor: we lopen je processen, systemen en uren door en je krijgt een kansenkaart en een concreet plan met prioriteiten en budget. Soms is de uitkomst ook dat je iets beter niet kunt automatiseren.
Heb je al een idee waar bij jou de tijd weglekt? Vertel het ons kort, dan zoeken we uit wat er kan. Plan een Bro-scan.