Maandagochtend bij een groothandel met dertig man. Op de binnendienst kopieert Sanne een klantmail naar ChatGPT en vraagt om een net antwoord. Het antwoord is keurig, alleen staat de levertijd er niet in. Dus opent ze het voorraadsysteem, zoekt het artikel op, plakt de levertijd erbij, kopieert alles terug naar Outlook en zet de afspraak handmatig in het CRM. Vijf minuten later begint het opnieuw. ChatGPT schrijft prima, maar al het werk eromheen doet Sanne nog zelf. Precies daar zit het verschil tussen ChatGPT en een eigen AI-assistent.
Wat is het verschil tussen ChatGPT en een eigen AI-assistent?
ChatGPT is een chatbot: je typt een vraag, je krijgt een antwoord. Het is los gereedschap, net als een rekenmachine. Hij weet niets van je klanten, je prijzen of je voorraad, tenzij je dat er elke keer zelf in plakt. En wat eruit komt, moet je zelf weer ergens neerzetten.
Een eigen AI-assistent werkt met dezelfde soort taaltechnologie, maar zit ingebouwd in je bedrijf. Hij is gekoppeld aan je eigen systemen. Een koppeling is een stukje software dat twee programma's automatisch gegevens laat uitwisselen, bijvoorbeeld je mailbox en je CRM. Daardoor hoeft niemand meer te kopiëren en te plakken. De assistent leest de klantmail, haalt de levertijd zelf op en zet een concept-antwoord klaar in de mailbox. Sanne leest het, past het aan als dat nodig is en klikt op verzenden.
Het verschil zit dus niet in hoe slim de AI is. Het zit in de inbedding: weet het ding wat jij weet, en komt de uitkomst op de juiste plek terecht?
Wanneer is ChatGPT gewoon prima?
Vaker dan je denkt, en dat mag ook gezegd worden. Voor een ondernemer die een lastige mail wil herschrijven, een vacaturetekst wil opzetten of even wil sparren over een presentatie, is een losse chatbot uitstekend. Je hebt er geen project, geen koppeling en geen bouwer voor nodig.
Een handige vuistregel: als de taak begint en eindigt in jouw hoofd, is ChatGPT vaak genoeg. Jij bedenkt de vraag, jij beoordeelt het antwoord, jij doet er iets mee. Komt de taak een paar keer per maand voor en is hij elke keer anders? Dan levert iets bouwen weinig op. Daar geef je geen geld aan uit, hoe leuk het ook klinkt op een netwerkborrel.
Waar loopt een losse chatbot vast?
Bij werk dat elke dag terugkomt en dat door je systemen moet. Denk aan de inbox, offertes, facturen, planning. Dan zie je hetzelfde patroon als bij Sanne. De chatbot doet één stap, en de mens doet alle stappen ervoor en erna. Het overtypen verdwijnt niet, het verhuist alleen naar een ander venster.
Er gaat ook iets mis met de kwaliteit. Iedere medewerker stelt zijn vragen net anders, plakt er net andere informatie bij en krijgt dus net andere antwoorden. Je hebt geen vaste werkwijze, maar dertig persoonlijke varianten. En niemand ziet welke informatie er onderweg in een chatvenster is beland.
Een eigen assistent volgt één werkwijze. Hij werkt met de gegevens uit je systemen in plaats van met wat iemand toevallig heeft gekopieerd. En het oordeel blijft bij een mens: de assistent zet klaar, jij checkt en beslist. Hoe dat in de praktijk werkt, lees je bij AI-assistenten en koppelingen.
Wat gebeurt er met je bedrijfsgegevens in ChatGPT?
Dat hangt af van welke versie je gebruikt en hoe die is ingesteld. Bij de persoonlijke accounts van ChatGPT (Free, Plus en Pro) staat volgens OpenAI standaard aan dat je gesprekken gebruikt mogen worden om de modellen te verbeteren. Dat kun je uitzetten in de instellingen, onder Data controls, met de schakelaar "Improve the model for everyone". Bij de zakelijke abonnementen, zoals ChatGPT Business en Enterprise, worden je gegevens volgens OpenAI standaard niet gebruikt om modellen te trainen.
Dat lost niet alles op. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kreeg meldingen van datalekken doordat medewerkers persoonsgegevens in een AI-chatbot zetten. Het ging onder meer om medische gegevens van patiënten bij een huisartsenpraktijk en een bestand met klantadressen bij een telecombedrijf. Doet een medewerker dat tegen de afspraken in, dan is dat volgens de AP een datalek, en dan is melden in veel gevallen verplicht.
Het advies van de AP is nuchter: maak duidelijke afspraken met je mensen. Mag een chatbot gebruikt worden, en zo ja, welke gegevens wel en welke niet? Verwerkt een andere partij persoonsgegevens in jouw opdracht, dan heb je volgens de AVG een verwerkersovereenkomst nodig. Meer hierover staat bij de veelgestelde vragen. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Bij een eigen assistent leg je vooraf vast welke gegevens waar staan en wie erbij kan. Dat is geen toverformule, wel een stuk overzichtelijker dan dertig losse chatvensters.
Wanneer kies je voor een eigen AI-assistent?
Als drie dingen tegelijk kloppen:
- Het werk komt elke week of elke dag terug en volgt min of meer dezelfde stappen.
- De informatie die nodig is, staat al in je eigen systemen, zoals mail, CRM, boekhouding of planning.
- Je wilt dat de uitkomst vanzelf op de juiste plek klaarstaat, zonder kopiëren en plakken.
Een voorbeeld uit ons eigen bedrijf. Bij Sollo EPC wordt leveranciersmail automatisch gesorteerd en rollen offertes er in eigen huisstijl uit. Daar komt geen chatvenster aan te pas: het gebeurt in de systemen waar het team toch al in werkt. Alles wat we bouwen, testen we eerst in onze eigen bedrijven. Pas als het daar elke dag draait, zetten we het bij klanten neer.
Twijfel je welk werk bij jou in aanmerking komt? Begin dan niet bij de techniek, maar bij je eigen week. In Waar lekt tijd weg? Zo vind je je eerste automatisering lees je hoe je dat met een simpele turflijst uitzoekt. Gaat het vooral om terugkerend handwerk zonder AI, kijk dan bij processen automatiseren.
Hoe weet je wat bij jouw bedrijf past?
Eerlijk antwoord: dat verschilt per bedrijf. Soms is een goed ingesteld zakelijk ChatGPT-account met heldere afspraken genoeg. Soms bespaar je echt uren met een assistent die aan je systemen hangt. En soms is de uitkomst dat je iets beter helemaal niet met AI kunt doen.
Dat zoeken we uit in de Bro-scan. We lopen je processen, systemen en uren door en je krijgt een kansenkaart en een concreet plan met prioriteiten en budget. Het plan is van jou, ook als je daarna zelf verdergaat. Vertel ons kort waar bij jou het kopiëren en plakken begint, dan kijken we wat er kan. Plan een Bro-scan.