Donderdagochtend bij een technisch installatiebedrijf met 25 man. De planner sluit een klus af in de planningssoftware. Daarna loopt de werkbon via de mail naar de administratie, waar Petra de uren, het materiaal en het klantnummer overtypt in Exact Online. Twee dagen later belt een klant: zijn factuur staat op het oude adres. Dat adres was in het CRM allang aangepast, alleen wist Exact dat niet. Exact, AFAS of Moneybird koppelen aan de rest van je systemen klinkt als een IT-klus. Het is vooral een oplossing voor Petra's donderdagochtend.
Wat betekent het als je je boekhouding koppelt?
Een koppeling is een stukje software dat twee systemen automatisch gegevens laat uitwisselen. Je CRM vertelt de boekhouding dat er een nieuwe klant is. De planning geeft door welke uren gefactureerd mogen worden. De boekhouding meldt terug dat een factuur betaald is.
Dat praten gaat via een API. Dat staat voor application programming interface, maar onthoud vooral dit: het is de officiële voordeur waarlangs andere software een pakket binnen mag. Exact Online, AFAS Profit en Moneybird hebben er alle drie een. Dat is goed nieuws. Het betekent dat je niet hoeft te wachten tot de leverancier precies de koppeling bouwt die jij nodig hebt.
Wat kun je koppelen met Exact, AFAS of Moneybird?
Meer dan de meeste ondernemers denken. De drie pakketten werken elk op hun eigen manier, en dat bepaalt wat makkelijk is en wat gedoe.
Exact Online heeft een uitgebreide REST API (een gangbare, moderne manier om software te laten praten) met onderdelen voor onder meer relaties, verkoop, inkoop, projecten, voorraad en financiële boekingen. Alles werkt per administratie, in Exact-taal een "division". Heb je meerdere BV's, dan zegt de koppeling bij elk verzoek over welke BV het gaat. Voor een deel van de gegevens, zoals relaties, artikelen en verkooporders, ondersteunt Exact webhooks. Een webhook is een seintje dat het pakket zelf stuurt zodra er iets verandert, zodat je koppeling niet steeds hoeft te vragen of er nieuws is.
AFAS Profit werkt met connectoren. Een GetConnector haalt gegevens op en wordt ingericht door de beheerder van je AFAS-omgeving. Een UpdateConnector schrijft gegevens terug, en alleen connectoren die in de app connector zijn geactiveerd, kunnen worden aangeroepen. Voor toegang heb je een omgevingsnummer en een token nodig, een soort digitale sleutel, die je AFAS-beheerder uitgeeft. Dat maakt AFAS flexibel, maar het betekent ook dat er bij jou iemand moet zijn die weet waar die knoppen zitten.
Moneybird is het eenvoudigst om mee te beginnen. Je logt in via OAuth (een standaard waarmee je een app toestemming geeft zonder je wachtwoord af te geven) of met een persoonlijke API-token. Voor een eerste koppeling met bijvoorbeeld je webshop of CRM is de drempel daardoor laag.
In onze eigen groep werken we met Exact Online. Inkoopfacturen voor de verschillende BV's worden uitgelezen en klaargezet in Exact, via een koppeling die we zelf hebben gebouwd. Goedkeuren en betalen doet daar nog altijd een mens.
Waar loop je tegenaan bij een boekhoudkoppeling?
Zelden de techniek zelf. Die API's werken prima. Het gaat mis op de plekken waar je bedrijf en je software het niet met elkaar eens zijn.
Het eerste struikelblok is de vraag wie de baas is over welke gegevens. Staat het klantadres zowel in je CRM als in Exact, en past iemand het op beide plekken aan, welke versie wint dan? Spreek je dat niet af, dan heb je na een half jaar twee waarheden. En dubbele relaties, want "Bakkerij Jansen" en "Bakkerij Jansen B.V." zijn voor een computer twee verschillende klanten.
Het tweede is de vertaling. Je planningssoftware kent "uren monteur", je boekhouding kent een grootboekrekening en een btw-code. Iemand moet vastleggen welk ding in het ene systeem bij welk ding in het andere hoort. Dat heet mapping en het is saai werk, maar wie het overslaat, krijgt boekingen op de verkeerde rekening.
Het derde zijn de grenzen van het pakket. Elke leverancier begrenst hoeveel verzoeken een koppeling mag doen. Moneybird staat bijvoorbeeld 150 verzoeken per vijf minuten toe per IP-adres, en 50 voor rapportages. Een koppeling die bij elke wijziging alles opnieuw opvraagt, loopt daar snel tegenaan. Een goede koppeling vraagt alleen op wat veranderd is en wacht netjes als het pakket "even niet" zegt.
Het vierde is het moment dat er iets misgaat, want dat moment komt. Een token verloopt, een beheerder vertrekt, een factuur wordt geweigerd omdat de btw-code niet klopt. Een koppeling die dan stilletjes stopt, is erger dan geen koppeling. Je wilt een seintje, geen verrassing bij de kwartaalafsluiting.
Kant-en-klare koppeling of eentje op maat?
Begin altijd bij wat er al is. Voor veel combinaties van pakketten bestaat een standaardkoppeling, en als die doet wat jij nodig hebt, is dat prima. Zo'n koppeling werkt vaak met een abonnement, soms per gebruiker of per taak, en die rekening groeit mee met je bedrijf.
Maatwerk wordt interessant als de standaardkoppeling net niet past. Je hebt meerdere BV's, je wilt facturen aan projecten hangen, of je hebt drie systemen die alle drie met de boekhouding moeten praten. De koppelingen die wij bouwen zijn van jou, zonder maandelijkse kosten per stap, per taak of per gebruiker. Wat dat kan schelen, lees je bij website, hosting en koppelingen. Hoe we systemen aan elkaar knopen, staat bij AI-assistenten en koppelingen.
En soms is het eerlijke antwoord dat je geen koppeling nodig hebt. Komen er tien facturen per maand binnen, dan is overtypen vervelend maar goedkoop.
Welke vragen stel je voordat je gaat koppelen?
Voordat iemand een regel code schrijft, wil je het volgende op een rij hebben:
- Welke gegevens moeten waarheen, en in welke richting?
- Welk systeem is de baas over klanten, artikelen en prijzen?
- Wie beheert je boekhoudpakket en kan een token of connector uitgeven?
- Wat moet er gebeuren als een boeking niet lukt, en wie krijgt dan het seintje?
- Hoe vaak komt het werk voor dat je wilt automatiseren?
Op die laatste vraag heb je misschien nog geen antwoord. Met een week turven kom je een heel eind; hoe dat werkt, lees je in Waar lekt tijd weg? Gaat er via de koppeling klantinformatie naar een andere partij, kijk dan ook naar de afspraken over gegevens. Daarover staat meer bij de veelgestelde vragen.
Typt er bij jou ook iemand gegevens over van het ene systeem naar het andere? In de Bro-scan brengen we in kaart welke software je gebruikt, waar de gegevens nu met de hand overgaan en welke koppeling met jouw pakket werkt. Je krijgt een kansenkaart en een concreet plan met prioriteiten en budget, en dat plan is van jou. Vertel ons kort welke systemen bij jou niet met elkaar praten. Plan een Bro-scan.